Trên phần mềm Fastwork đã cấu hình 8 loại đơn từ để hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm. Các lý do nghỉ, vắng mặt có thể điều chỉnh theo quy định của từng doanh nghiệp. Mỗi loại đơn có một ý nghĩa và cách áp dụng khác nhau. Để thực hiện gửi đơn đúng, không bị mất công làm việc bạn cần nắm rõ được ý nghĩa của mỗi loại để biết cách áp dụng:
1. Xin nghỉ : Đơn này sẽ được áp dụng khi mình nghỉ trọn 1 ca làm việc nào đó, trong thời gian từ 0.5 ngày trở lên với các lý do nghỉ đã được cấu hình sẵn theo quy định của công ty (có hưởng lương hay không hưởng lương)
VD: Xin nghỉ nửa ngày, nghỉ 1 ngày hoặc nghỉ 3 ngày phép năm. Có thể gửi đơn trước hoặc sau ngày nghỉ tùy theo quy định công ty ban hành.
2. Xin vắng mặt: Là đơn dùng để xin vắng mặt một khoảng thời gian nào đó trong 1 ca làm việc (có thể là đến muộn, về sớm, hay đang trong giờ làm xin ra ngoài…) với các lý do nghỉ đã được cấu hình sẵn theo quy định của công ty (có hưởng lương hay không hưởng lương). Có hoạt động chấm công trong ca làm việc mới áp dụng được đơn xin vắng mặt.
Đơn xin vắng mặt có thể gửi trước – duyệt trước hoặc gửi sau – duyệt sau đều được chấp nhận.
VD: Giờ bắt đầu làm việc là 8h, nhưng sáng hôm đó phải đi công việc cho công ty, hoặc có công chuyện đột xuất đến 9h mới có mặt ở công ty và chấm công được. Thì sẽ gửi đơn vắng mặt từ 8h – 9h thì công sẽ được tính hay không thì tùy vào các lý do đã được cài đặt trước. Tương tự như vào cuối ca làm việc.
Lưu ý: Đơn xin vắng mặt chỉ cập nhật khoảng thời gian vắng mặt nên nhân viên vẫn phải chấm công ngay khi đến hoặc rời khỏi địa điểm làm việc.
3. Xin tăng ca: Là loại đơn dùng để xin làm thêm trọn 1 ca làm việc, ca làm việc này đã có trong danh mục ca làm việc
VD: Công ty có 3 ca làm việc: ca 1, ca 2, ca hành chính. Nhân viên đi làm ca 1, muốn làm thêm ca 2 sẽ gửi đơn xin tăng ca.
Lưu ý: Đơn tăng ca cần được gửi và phê duyệt trước thời gian bắt đầu vào ca làm việc mới có tác dụng. Khi đơn được duyệt thì mới có thể chấm công được.
4. Xin làm thêm: là loại đơn dùng để xin làm thêm giờ ngoài ca làm việc chính (trường hợp này các công ty ở ngoài thường sẽ gọi là tăng ca).
VD: 5h chiều hết giờ làm việc, nhưng cần làm thêm giờ cho kịp tiến độ thì gửi đơn làm thêm.
– CHẤM CÔNG RA KHI HẾT GIỜ LÀM THÊM
– Với trường hợp làm thêm qua ngày (từ hôm trước kéo dài sang sáng hôm sau mới kết thúc). Khi hết giờ làm việc của ca chính nhân viên cần chấm công ra sau đó thực hiện chấm công vào tiếp để bắt đầu làm thêm. Hết thời gian làm thêm chấm công ra.
Lưu ý: Nếu làm thêm tiếp theo của 1 ca làm việc thì có thể gửi đơn trước – duyệt trước hay gửi sau – duyệt sau đều được.
Trường hợp ngày nghỉ muốn xin làm thêm thì cần gửi đơn và được duyệt trước thời gian xin làm thêm
5. Xin công tác: Đơn này áp dụng khi đi công tác ở 1 khu vực khác ở ngoài tỉnh, đi một hoặc nhiều ngày, không cần chấm công vẫn được tính đủ công khi đơn được duyệt
6. Xin chế độ: Đơn này được áp dụng với các trường hợp đặc biệt: đi trễ về sớm hơn so với ca làm việc quy định và vẫn được hưởng đủ công.
VD: Nuôi con nhỏ dưới 12 tháng được phép đi muộn hoặc về sớm 1 tiếng so với quy định. Nhân viên được chấm công vào muộn hoặc về sớm theo khoảng thời gian đã đăng ký trong đơn được duyệt và ngày công vẫn được tính đủ.
7. Xin đổi ca: Sử dụng trong trường hợp muốn đổi ca làm việc từ ca được phân công thành ca khác. Có thể đổi ca cho chính mình hoặc đổi ca của người khác
VD 1: Ca được phân là ca 1, nhưng muốn đổi qua ca 3.
VD 2: Ca được phân là ca 1, nhưng muốn làm ca của người khác.
Lưu ý: Đơn đổi ca chỉ áp dụng lấy ca khác để đổi với ca của mình, nhưng không đổi ngược lại.
** Đơn đổi ca cần thực hiện gửi trước khi Làm ca mới.
- Trường hợp Nhân viên gửi trước, quản lý duyệt sau =>> cảnh báo cho Người duyệt biết.
- Nhân viên gửi sau ngày xin đổi ca =>> Không cho gửi
8. Xin giải trình chấm công: Sử dụng trong các trường hợp nhân viên quên chấm công: cuối ngày làm việc quên chấm công ra hoặc giờ nghỉ trưa quên chốt, cả ngày quên chấm công
- TH1: Hết giờ làm việc quên chấm công ra. Gửi đơn giải trình chấm công =>> Đơn được duyệt ngày công sẽ được tự động cập nhật lại
- TH2: Chấm công 4 lần/ngày. Nhân viên quên chốt giữa ca, chỉ có hoạt động chấm công vào buổi sáng và cuối ngày hết giờ làm chấm công ra. Gửi đơn giải trình chấm công =>> Đơn được duyệt ngày công sẽ được tự động cập nhật lại
- TH3: Nhân viên đi làm nhưng quên chấm công hoặc hết giờ làm mới nhớ chưa chấm công, vào chấm công vào/ra khi đó khoảng thời gian chấm công đã nằm ngoài khung giờ làm việc =>> Không có hoạt động chấm công trong thời gian của ca làm việc. Trường hợp này gửi đơn giải trình chấm công với tính chất thông báo cho người quản lý biết. Đơn được duyệt ngày công sẽ không tự động cập nhật lại, quản lý cần vào phần mềm cập nhật lại ngày công cho nhân viên
