Phần mềm quản lý quy trình công việc (workflow) cho phép mỗi doanh nghiệp có thể số hoá những quy trình công việc dạng lặp đi lặp lại trên hệ thống. Khi có một nhiệm vụ được khởi tạo và đưa vào một quy trình, thì nhiệm vụ đó chạy theo quy trình đã setup sẵn. Workflow liên kết toàn diện các quy trình và phòng ban trên cùng một nền tảng.
I. Lợi ích khi áp dụng Workflow:
- Quy trình hóa nghiệp vụ của doanh nghiệp
- Quản lý, theo dõi tiến độ các nhiệm vụ thực hiện
- Đánh giá kết quả thực hiện (thành công, thất bại)
- Biết các điểm gây tắc nghẽn nhiệm vụ (ở giai đoạn nào, do công việc gì, ai phụ trách)
Quản lý tổng quan quy trình bằng Dashboard:
Xem nhanh tổng quan tình trạng thực hiện nhiệm vụ, công việc trong quy trình theo trạng thái, tình trạng.
Quản lý nhiệm vụ, công việc trong quy trình theo dạng danh sách:
- Quản lý danh sách nhiệm vụ theo giai đoạn
- Quản lý danh sách công việc theo nhiệm vụ
- Giám sát tình trạng thực hiện từng nhiệm vụ, công việc: tiến độ thực hiện tới đâu? Hoàn thành khi nào? Quá hạn bao lâu?
- Dễ dàng cập nhật báo cáo, tiến độ công việc.
Quản lý quy trình, nhiệm vụ bằng Kanban:
- Theo dõi các nhiệm vụ trong từng giai đoạn theo trạng thái thực hiện
- Dễ dàng di chuyển nhiệm vụ từ các bảng để thay đổi người phụ trách, cập nhật trạng thái thực hiện hoặc cập nhật giai đoạn thực hiện.
- Dễ dàng thêm mới nhiệm vụ và giao cho nhân viên phù hợp.
II. Quản lý quy trình Workflow trên phần mềm Fastwork:
Quản lý quy trình Workflow bao gồm:
- Quy trình: Là một luồng công việc cố định lặp đi lặp lại các bước theo thứ tự các bước đã được định nghĩa trước
- Giai đoạn: Định nghĩa các giai đoạn trong một quy trình, khi có một nhiệm vụ phải trải qua các giai đoạn đã được định sẵn
- Nhiệm vụ: Là đối tượng mà nhân viên cần xử lý theo một quy trình. Để hoàn thành nhiệm vụ phải thực hiện các công việc trong các giai đoạn.
- Công việc: Được định nghĩa sẵn trong từng giai đoạn. Khi nhiệm vụ qua giai đoạn này bắt buộc (hoặc không bắt buộc) thực hiện các công việc trong giai đoạn
1. Quy trình (Workflow)
- Định nghĩa các trường thông tin mở rộng: Quy định một nhiệm vụ khi vào quy trình này gồm có các trường thông tin gì. Bắt buộc phải nhập ở giai đoạn nào đấy
- Ai là người quản trị quy trình: quyền trên dữ liệu, quyền cấu hình
- Ai được tạo nhiệm vụ trong quy trình
- Quản lý danh sách lý do thất bại của quy trình
1.1. Cấu hình xác định quá hạn giai đoạn
- Từ khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ: thời hạn xử lý nhiệm vụ trong giai đoạn được tính từ khi nhiệm vụ được bắt đầu (nhiệm vụ vào giai đoạn đầu tiên) đến hết thời gian được cấu hình ở giai đoạn đó
- Từ khi bắt đầu thực hiện giai đoạn: thời hạn xử lý nhiệm vụ trong giai đoạn được tính từ khi nhiệm vụ vào giai đoạn đến hết thời gian được cấu hình ở giai đoạn đó
1.2. Mô hình chuyển giai đoạn
- Pipeline: nhiệm vụ được chuyển tiếp đến giai đoạn ngay sau giai đoạn hiện tại (tuần tự) và chuyển về trước theo cấu hình của giai đoạn hiện tại
- Workflow: nhiệm vụ được chuyển đến giai đoạn nào đó theo điều kiện đã được thiết lập. Trường hợp nếu không thiết lập chuyển tiếp giai đoạn thì chuyển tiếp tuần tự ngay giai đoạn tiếp theo, chuyển về giai đoạn mà nhiệm vụ chuyển tới giai đoạn hiện tại.
2. Giai đoạn (Stage)
- Dựa vào đặc thù của các nhiệm vụ sẽ định nghĩa ra được các giai đoạn sao cho xử lý nhiệm vụ đạt hiệu quả. Mỗi quy trình khác nhau sẽ có những giai đoạn khác nhau.
- Mỗi giai đoạn do một người hoặc một nhóm người hoặc một phòng ban phụ trách
- Lúc nào cũng tồn tại hai giai đoạn thành công và thất bại để biết được kết quả của nhiệm vụ đó.
- Có thể đánh dấu thất bại ở bất kỳ giai đoạn nào
2.1. Quy tắc chuyển giai đoạn tiếp theo trong quy trình
- Không bắt buộc phải hoàn thành công việc.
- Phải hoàn thành tất cả công việc ở bước hiện tại.
- Hoàn thành tất cả công việc ở bước trước và bước hiện tại
2.2. Giao nhiệm vụ từng giai đoạn (tự động hoặc thủ công)
- Giữ nguyên người thực hiện ở bước trước
- Giao cho người thực hiện ở bước đầu tiên
- Để người quản trị giai đoạn giao việc
- Để cho người nhận việc hiện tại của công việc giao lại cho người khác
- Giao việc bất kỳ cho người trong giai đoạn
- Giao việc cho người ít công việc nhất
- Giao việc cho người ít công việc chưa hoàn thành nhất
- Khi chuyển ngược về giai đoạn trước thì công việc của các giai đoạn sẽ được thực hiện như thế nào? (làm lại công việc, bắt buộc bổ sung công việc mới)
3. Nhiệm vụ (Job)
- Là đối tượng cần xử lý theo quy trình, qua các giai đoạn và công việc đã được định nghĩa
- Khi một nhiệm vụ được tạo ra, nó sẽ gồm có các trường thông tin của một quy trình quy định, phải đi qua các giai đoạn của quy trình đó, và bắt buộc (hoặc không) hoàn thành các công việc
- Nhiệm vụ gồm các trạng thái: Đang xử lý, Thành công, Thất bại
- Ngoài ra còn có đánh giá Quá hạn, đánh dấu nhiệm vụ
4. Công việc (Todo)
- Định nghĩa sẵn các công việc trong từng giai đoạn.
- Khi một nhiệm vụ qua giai đoạn, sẽ tự động tạo ra các công việc tương ứng với từng giai đoạn.
- Cập nhật kết quả và trạng thái của công việc sẽ ảnh hưởng đến việc chuyển giai đoạn của nhiệm vụ
- Cho phép chỉnh sửa công việc trong từng nhiệm vụ
- Cho phép thêm công việc trong từng nhiệm vụ
III. Chức năng phần mềm
- Thiết lập quy trình
- Thiết lập giai đoạn của quy trình
- Quản lý nhiệm vụ
- Quản lý công việc của nhiệm vụ
- Quản lý các trường thông tin tùy chỉnh
